Notfallpläne scheitern selten am Inhalt, sondern am Umfang. Ein 40-seitiges Dokument im Dateiserver hilft nicht, wenn genau dieser Dateiserver verschlüsselt ist. Was hilft, ist eine Seite, die jemand ausgedruckt in der Schublade hat und die in den ersten dreißig Minuten die richtigen Fragen beantwortet.
Was ohne IT wirklich stillsteht
Starten Sie nicht mit Technik, sondern mit dem Betrieb. Welche drei bis fünf Abläufe verursachen sofort Schaden, wenn sie ausfallen? Für einen Handwerksbetrieb ist das oft die Telefonie und die Terminplanung, für ein Planungsbüro die Dateiablage, für einen Händler das Warenwirtschaftssystem. Notieren Sie je Ablauf, wie lange ein Ausfall tolerierbar ist und welche Daten maximal verloren gehen dürfen.
Die eine Seite: Struktur
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Sofortmaßnahmen | Fünf Punkte, was in den ersten dreißig Minuten passiert |
| Rollen | Entscheidung, Koordination, Kommunikation, jeweils mit Vertretung |
| Kontakte | IT-Dienstleister, Provider, Versicherung, Datenschutz, Bank, Polizei |
| Systeme und Prioritäten | Welches System wird in welcher Reihenfolge wiederhergestellt |
| Backups | Wo liegen sie, wer hat Zugriff, wie lange dauert eine Rückspielung |
| Ausweichbetrieb | Wie wird ohne IT weitergearbeitet, etwa Mobiltelefon und Papierliste |
Rollen in kleinen Teams
In einem Betrieb mit acht Personen übernimmt die Geschäftsführung Entscheidung und Außenkommunikation, der IT-Dienstleister die technische Koordination, eine dritte Person das Protokoll. Wichtig ist die Vertretung: Ein Notfall trifft zuverlässig den Tag, an dem der Hauptverantwortliche im Urlaub ist. Private Mobilnummern gehören in den Plan, denn Firmentelefonie kann selbst betroffen sein.
Reihenfolge des Wiederanlaufs
Ohne Reihenfolge wird gleichzeitig an allem gearbeitet und nichts wird fertig. Typisch sinnvoll: Internetzugang, Benutzerverwaltung, Mail, Dateiablage, Fachanwendung, Telefonie, Drucken. Halten Sie zu jedem System fest, wovon es abhängt. Eine Fachanwendung ohne Anmeldedienst nützt niemandem.
Backups sind Teil des Plans
Notieren Sie konkret, welche Sicherung wo liegt, wie oft sie läuft und wann sie zuletzt erfolgreich zurückgespielt wurde. Mindestens eine Kopie gehört offline oder unveränderlich gespeichert, sonst verschlüsselt Ransomware sie mit. Die Grundlagen dazu stehen in der Backup-Strategie für kleine Unternehmen.
Einmal jährlich üben
Eine Stunde reicht. Szenario vorgeben, zum Beispiel: „Alle Windows-Rechner sind verschlüsselt, Mail ist nicht erreichbar." Dann durchsprechen, wer was tut und wo der Plan hakt. In fast jeder Übung fällt auf, dass eine Nummer veraltet ist, dass niemand das Backup-Passwort kennt oder dass die Wiederherstellung nie getestet wurde. Genau dafür ist die Übung da.
Verbindung zu Kunden und Lieferkette
Immer mehr Auftraggeber fragen im Einkauf nach einem Notfallkonzept, teils als Folge von NIS2-Anforderungen in der Lieferkette. Ein sauber dokumentierter Einseiter samt Übungsnachweis beantwortet die meisten Fragebögen und ist deutlich schneller erstellt als ein Konzept nach Norm.
