Die E-Rechnungspflicht wird gern als „Thema für 2025" abgehakt. Tatsächlich stand 2025 nur die einfachere Hälfte an: empfangen können. Die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen, kommt erst — für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz am 1. Januar 2027, für alle übrigen ein Jahr später. Wer das für ein reines Buchhaltungsthema hält, unterschätzt den technischen Anteil: Es geht um Formate, Empfangswege und revisionssichere Archivierung.
Was seit 2025 schon gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. In der Praxis genügt dafür ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Formate annimmt, plus eine Software oder ein Dienst, der sie lesbar macht. Wer bis heute keine Lösung hat, ist bereits jetzt nicht regelkonform — das fällt nur selten auf, weil viele Geschäftspartner noch klassisch fakturieren.
Der Fahrplan bis 2028
| Datum | Wer | Was |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen empfangen können (Pflicht, ohne Übergangsfrist) |
| 01.01.2027 | Umsatz über 800.000 € im Vorjahr | E-Rechnungen im inländischen B2B ausstellen |
| 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen | Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz |
Maßgeblich für die 2027er Schwelle ist der Umsatz des Vorjahres, also 2026. Wer in diesem Jahr über 800.000 Euro kommt, muss ab Januar 2027 liefern — das ist eine überschaubare Vorlaufzeit für eine Umstellung, die Buchhaltung, Software und Prozesse berührt.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gefordert ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das praktisch zwei:
- XRechnung — reines XML, kein menschenlesbares Abbild. Standard im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD ab Version 2.x (Profil EN 16931 oder höher) — ein Hybridformat: ein PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Für die meisten Mittelständler der bequemere Weg, weil Menschen weiterhin ein normales PDF sehen.
Für einen typischen Betrieb ist ZUGFeRD deshalb meist die pragmatischere Wahl — es erfüllt die Pflicht und ändert für Empfänger, die noch manuell arbeiten, praktisch nichts.
Ausnahmen, die tatsächlich greifen
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Empfangen müssen aber auch sie können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise im Personenverkehr bleiben ausgenommen.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.
- Umsatzsteuerbefreite und grenzüberschreitende Fälle folgen eigenen Regeln.
Der unterschätzte Teil: Archivierung
Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte XML-Datensatz, nicht der Ausdruck und nicht das PDF-Abbild. Er muss über die gesamte Frist unverändert, maschinell auswertbar und nachvollziehbar gespeichert bleiben — das sind die GoBD-Anforderungen. Ein Ordner mit ausgedruckten Rechnungen erfüllt das nicht, ein E-Mail-Postfach als Archiv ebenfalls nicht.
Gute Nachricht am Rande: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt — sowohl in § 14b UStG als auch in § 147 AO. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg zuletzt inhaltlich bearbeitet wurde. In Einzelfällen können längere Fristen greifen, etwa bei laufenden Betriebsprüfungen.
Umstellung in fünf Schritten
- Vorjahresumsatz prüfen. Über 800.000 Euro in 2026 heißt: Stichtag ist der 1. Januar 2027, nicht 2028.
- Bestehende Software prüfen. Die meisten gängigen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen. Die Frage ist eher, ob die Funktion freigeschaltet und der Stammdatensatz vollständig ist — E-Rechnungen sind strenger bei Pflichtfeldern als PDFs.
- Empfangsweg festlegen und kommunizieren. Eine dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse, die automatisch ins Archiv läuft, ist der einfachste saubere Weg. Diese Adresse gehört auf Website, Bestellungen und in die Stammdaten der Lieferanten.
- Archivierung klären. Wo landet das XML, wie lange, wer kann es lesen? Google Workspace und Microsoft 365 allein lösen das nicht — sie sind kein revisionssicheres Archiv. Was in beiden Umgebungen sinnvoll ergänzt wird, klären wir in der IT-Beratung.
- Einmal echt testen. Eine E-Rechnung an sich selbst senden, einlesen, archivieren, wiederfinden. Das deckt die Lücken auf, bevor es der Steuerberater tut.
Was passiert, wenn man es ignoriert
Anders als bei vielen Compliance-Themen droht hier kein Bußgeldbescheid aus dem Nichts. Das Risiko ist praktischer und deshalb unangenehmer:
- Der Geschäftspartner nimmt die Rechnung nicht an. Größere Kunden stellen ihre Eingangsverarbeitung auf strukturierte Formate um. Eine PDF-Rechnung landet dann im Zweifel gar nicht erst in der Freigabe — und Sie warten auf Geld, ohne zu wissen warum.
- Der Vorsteuerabzug wird angreifbar. Wenn eine Rechnung ab dem Stichtag nicht in der vorgeschriebenen Form ausgestellt ist, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger beanstanden. Das trifft dann Ihren Kunden — der die Rechnung reklamiert oder beim nächsten Mal jemand anderen beauftragt.
- Nachträgliche Korrekturen sind teuer. Ein Jahr Rechnungen im falschen Format nachträglich zu berichtigen, ist erheblich aufwendiger als die einmalige Umstellung vorher.
- Archivmängel fallen erst in der Betriebsprüfung auf — dann aber rückwirkend für den gesamten Prüfungszeitraum.
Die gute Nachricht: Für einen typischen Betrieb ist der Umstellungsaufwand ein einzelner Tag, wenn die Buchhaltungssoftware aktuell ist. Der Aufwand steigt genau dann, wenn man bis Dezember wartet und ihn mit dem Jahresabschluss kollidieren lässt.
Wo Automatisierung sich rechnet
Sobald Rechnungen als strukturierte Daten hereinkommen, entfällt der Grund, sie von Hand abzutippen. Eingangsrechnungen lassen sich automatisch auslesen, einem Kostenstellen- oder Freigabeprozess zuführen und an die Buchhaltung übergeben. Genau das ist der Punkt, an dem aus einer Pflicht ein Nutzen wird — mehr dazu im Artikel Prozesse automatisieren mit Make und n8n. Wenn Sie das aufsetzen lassen wollen, ist es Teil der Prozessautomatisierung.
Ein Hinweis zur Abgrenzung: Die steuerrechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zum Steuerberater. Was wir übernehmen, ist die technische Seite — Formate, Empfangswege, Archivierung und Automatisierung.
